Możliwość przeprowadzania kontroli zus / us przy wykorzystaniu wirtualnych biur
Posiadanie wirtualnego biura jest dla przedsiębiorcy niezwykle wygodne. Przede wszystkim korzystając z jego usług, właściciel firmy nie musi wynajmować często drogiego w utrzymaniu pomieszczenia, wyeliminowana zostaje konieczność zatrudnienia na przykład recepcjonistki, a sam przedsiębiorca nie musi pojawiać się w biurze. Jednak, jak wygląda sytuacja w przypadku przeprowadzanej kontroli przez ZUS lub Urząd Skarbowy? Czego może ona dotyczyć i co przygotować będąc osobą korzystającą z usług wirtualnego biura?
Wiarygodność
Chcąc w oczach fiskusa prezentować się jako rzetelna firma, przede wszystkim najlepiej jest mu to udowodnić. Otrzymując informację z urzędu o planowanej kontroli należy zacząć od wskazania adresu, w którym przechowywane są dokumenty. Przed pojawieniem się inspektorów powinno się zadbać o skompletowanie ich i przygotowanie, gdyż osoby wysłane do przeprowadzenia weryfikacji mogą prosić o kopie poszczególnych informacji. Brak przedłożenia, któregoś z wymaganych pism może w konsekwencji oznaczać dla przedsiębiorcy mandat lub – w przypadku rażących braków – skierowanie sprawy na drogę sądową.
Jednak nie należy popadać w panikę – przeprowadzana kontrola przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czy też Urząd Skarbowy często związana jest z jakąś nieścisłością, którą często można wyjaśnić jednym dokumentem. Wysyłanie przez fiskusa inspektorów również może być spowodowane samym korzystaniem z wirtualnego biura. Ma to na celu zweryfikowanie wspomnianej wiarygodności prowadzonej działalności. Za przykład niech posłuży firma funkcjonująca w szeroko rozumianym transporcie. W tym przypadku kontroli mogą zostać poddane posiadane przez przedsiębiorcę magazyny, garaże oraz samochody tworzące flotę. Często w takich przypadkach wystarczy urzędnikom przedstawić dokument potwierdzający posiadanie lub wynajmowanie wyżej wymienionych nieruchomości i pojazdów.
Wirtualne biuro pozwala w pełni skupić się przedsiębiorcy na prowadzeniu firmy, a w przypadku kontroli staje się wygodnym miejscem do prezentowania skrupulatnie przechowywanych dokumentów.